Hledat
Mapa cennemovitostí v ČR
estav.tvnový videoportál
Všechna témata

Datové schránky do každého SVJ a bytového družstva. Jaké jsou výhody a nevýhody

Klasické poštovní i e-mailové schránky pomalu ale jistě nahrazují schránky datové. Pro fyzické osoby jejich zřízení zatím nebude povinné, nově se však bez nich neobejdou společenství vlastníků (SVJ). Poslanecká sněmovna totiž schválila novelu zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, která rozšířila okruh uživatelů, kterým bude datová schránka po 1. lednu 2023 zřízena automaticky a bez jejich žádosti. Nová povinnost se dotkne více než 72 tisíc SVJ v České republice. Co nový systém přinese a na co se připravit?
Zdroj: AdobeStock.com - bullrun
Zdroj: AdobeStock.com - bullrun

U bytových družstev datové schránky slouží už léta, ale pro SVJ, která si datovou schránku dosud nezřídila na dobrovolné bázi jsou novinkou, bez které se až doposud bez problému obešli. Ke komunikaci s veřejnou správou se totiž běžně využívá e-mail, online Sbírka listin, webová aplikace ePodatelna nebo technické nosiče dat.

„Od počátku příštího roku všem SVJ nastává povinností komunikovat s úřady přes datovou schránku. Ta jim bude nejpozději do 31. března 2023 zřízena automaticky, pokud ji ještě nemají. Členové statutárních orgánů SVJ se o tom dozví prostřednictvím doporučeného dopisu o zřízení datové schránky, ve kterém najdou potřebné přihlašovací údaje a instrukce,” popisuje nadcházející změnu předseda Svazu českých a moravských bytových družstev (SČMBD) Jan Vysloužil.

Co to datová schránka vlastně je?

Datová schránka slouží jako elektronické úložiště zřízené podle již zmiňovaného zákona č. 300/2008 Sb., které je určeno k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými či právnickými osobami. Jde tedy v podstatě o obdobu e-mailu, který je však přísněji zabezpečen před zneužitím a slouží primárně ke komunikaci s úřady. Datové zprávy tak mají nahradit papírové dokumenty od státních a veřejných subjektů zasílané poštou.

Samotné založení datové schránky je zdarma a přihlásit se do ní lze jen elektronicky – například přes bankovní identitu, případně Identitu občana. Přístup ke schránce pak zajišťuje web mojedatovaschranka.cz nebo mobilní aplikace Datovka.

Pro komunikaci s úřady je pak důležité vědět, že zpráva v datové schránce je považována za doručenou přesně po deseti dnech, i když se po tu dobu do schránky nepřihlásíte. Schránku je tedy nutné pravidelně kontrolovat nebo si nechat posílat upozornění přes e-mail nebo SMS. Pokud však neinvestujete do archivace zpráv, zprávy se automaticky smažou po 90 dnech od doručení. Z organizačního hlediska je dále nutné připomenout, že bytové družstvo či SVJ může disponovat pouze jednou datovou schránkou. Z praktického hlediska je vhodné, aby byl pověřen jeden člen výboru, který bude dokumenty z datovky třídit a rozesílat je příslušným zodpovědným osobám.

Úspora času a archivace dokumentů

Povinné zřízení datové schránky pro SVJ má přinést řadu benefitů, jako je zjednodušení komunikace s úřady a úspora času při vyzvedávání korespondence na poště. Výhodou má být také snadná (i když zpoplatněná) archivace dokumentů a nově nabytá flexibilita. Uživatelé datové schránky totiž nejsou nijak omezeni úřední dobou úřadů ani vzdáleností a otevírací dobou pošty. Vše mohou vyřídit přes internet a odkudkoliv.

Elektronická komunikace dále zásadně urychlí dosavadní postupy. Zpráva odeslaná úřadu se totiž považuje za doručenou již v okamžiku dodání do datové schránky orgánu veřejné moci – tedy prakticky ihned po odeslání. Další zásadní výhodou je to, že datové zprávy slouží jako spolehlivé důkazní prostředky. Odeslanou zprávu lze uložit a kdykoliv tak díky tomu prokázat, co a kdy bylo úřadu odesláno. To podací lístek k doručené zásilce nikdy nezajistí, protože nevypovídá o tom, co bylo obsahem odeslaného dopisu.

Datové schránky mohou svým uživatelům dobře sloužit a modernizovat zavedené postupy. Pro mnoho bytových družstev v roli správců a SVJ může tento nový komunikační nástroj představovat velkou výzvu a obchodní příležitost.

Užitečné funkce, ale za poplatek

Zdarma zřízená datová schránka pro SVJ nabídne řadu užitečných funkcí – většinu z nich ovšem za poplatek. Platí se například za archivaci dokumentů nad 90 dnů a toto uložení do datového „trezoru” stojí od 120 Kč ročně (do 20 zpráv) po 29 500 Kč (do 5 000 zpráv). Poplatky se dále vztahují na odesílání zpráv třetím institucím (například bankám, pojišťovnám nebo i soukromým osobám), což může v součtu zvýšit náklady na provoz jednotlivých družstev či SVJ v řádech až tisíců korun ročně. Platí ale, že samotná komunikace s úřady je přes datovou schránku vždy zdarma – vlastníci bytových domů tak ušetří na poštovních schránkách.

S využívaním schránky se dále pojí pár povinností – například podávat daňové přiznání výhradně prostřednictvím datové schránky. Pokud tak neučiní, hrozí jim pokuta až 50 000 Kč. Klasická papírová forma daňového podání totiž už nebude finančními úřady přijímána.

Družstva a SVJ se obávají možného odchodu předsedů

„Jako možné riziko spojené s novou povinností datových schránek pro SVJ vnímáme skutečnost, že ve výborech SVJ jsou nezřídka starší lidé, kteří nemusí mít dostatečné počítačové dovednosti na to, aby s datovou schránkou dokázali pracovat,” komentuje Vysloužil. „Mnozí předsedové SVJ tak mohou zvažovat, že ve svých funkcích skončí. Očekávat to lze především v domech, kde jsou členy výborů lidé v důchodovém věku a může to urychlit i generační obměnu členů statutárních orgánů,“ dodává. Pro mladší generaci může být naopak datová schránka vítanou novinkou.

Výhody a nevýhody datových schránek jsou tedy na zváženou. Ať už si o nich členové výborů SVJ nyní myslí cokoliv, od ledna se jejich používání určitě nevyhnou a poté už sami zváží, zda pro ně bylo povinné zavedení datovek prospěšné či nikoli.

Sdílet / hodnotit tento článek

Přečtěte si více k tématu Družstevní bydlení

Zdroj: AdobeStock - bilanol

Může mít SVJ příjmy z fotovoltaiky? Může společenství vlastníků jednotek příjmy převést do fondu oprav?

Společenství vlastníků jednotek, zkráceně SVJ, je právnická osoba zajišťující péči o dům s jednotkami a případně i o pozemek, který k němu patří. SVJ přitom hospodaří s penězi, které na správu domu a pozemku získává především od vlastníků jednotek. Může však SVJ získat i jiné příjmy? A jak s nimi musí nakládat?

Zdroj: AdobeStock.com - grand-warszawski

Jak bydlí Češi? Nájmy na vzestupu. Lidé hledají také alternativy bydlení

O krizi bydlení se hovoří už dlouho, nezávisle na aktuální situaci spojené s krizí energetickou. Ceny bytů a domů ve velkých městech neustále rostou, stejně jako nájmy. Přesto je zde patrná změna ve prospěch nájemního bydlení. Ukazují to data Sociologického ústavu AV ČR, který na konci minulého roku představil svoji…

Zdroj: Fotolia.com - bruno-bernier

Oživuje se zájem o družstevní byty

Boom družstevních bytů jsme v českých zemích zažili v historii již jednou. Byla to dvacátá léta minulého století, kdy nedostatek bytů, vysoká poválečná inflace a drahé stavební materiály nastartovaly vznik bytových družstev.

Ilustrační obrázek, Zdroj: fotolia

Přísnější dohled nad krátkodobými pronájmy pro turisty chce i Evropská komise

Evropská komise (EK) dnes představila návrh nařízení, které má vnést větší transparentnost do sféry krátkodobých pronájmů na platformách, jako je Airbnb. Pro provozovatele těchto webů i poskytovatele ubytování by nařízení vytvořilo nové požadavky ohledně sdílení dat s úřady a v upravené formě také se statistiky. Tyto…

REKLAMA